1. Przedmiot zamówienia

1.1. W zakres przedmiotu zamówienia wchodzi :

1. Wykonanie inwentaryzacji Cmentarza Komunalnego zlokalizowanego w Zawierciu przy ul. Przyjaźni 180 ( ok. 2700 grobów ).

a) Wdrożenie programu do zarządzania cmentarzami;

b) Wykonanie w programie szczegółowej cyfrowej mapy cmentarza zawierającej trójstopniową numerację obiektów: (nazwa kwatery/ numer rzędu/ numer grobu – narastającą w każdym rzędzie od nr 1, ...) wraz z naniesieniem alei, punktów czerpania wody, zieleni i innych elementów infrastruktury cmentarnej;

c) Wykonanie spisu z natury na cmentarzu i wprowadzenie do programu następujących danych: imię i nazwisko zmarłego, data urodzin, data śmierci, nazwa sektora, numer rzędu, numer grobu;

d) Wykonanie i dołączenie do programu zdjęć grobów: po min. 2 zdjęcia dla każdego grobu – z przybliżenia i oddali;

e) Wprowadzenie do programu danych z dokumentacji cmentarnej będącej w posiadaniu Zarządcy cmentarzy (dane osób pochowanych, dane dysponentów grobów, informacje o uiszczonych płatnościach, kwity, faktury itp.)

f) Połączenie bazy danych i zdjęć z grobami na mapie – utworzenie mapy interaktywnej;

g) Zbudowanie strony internetowej cmentarzy wraz z wyszukiwarką osób pochowanych;

h) Wykonanie instrukcji obsługi programu w formie papierowej.

II. Wymagania dotyczące programu do zarządzania cmentarzami:

1. Program musi umożliwiać pracę zdalną ( za pośrednictwem Internetu).

2. Program musi posiadać certyfikat bezpieczeństwa SSL.

3. Powinien posiadać wersję mobilną na urządzenia z systemem ANDROID i iOS umożliwiającą dodawanie zdjęć grobów bezpośrednio do bazy danych.

4. Mieć funkcję wyodrębnienia co najmniej jednego użytkownika, który będzie administratorem systemu.

5. Mieć funkcję pomniejszania, powiększania, przesuwania mapy, pozwalającą

administratorowi na samodzielną modyfikację mapy cmentarza z poziomu programu:

· dodawanie i usuwanie grobów,

· dołączanie zdjęć grobów i nagrobków,

· oznaczania różnych rodzajów grobów poprzez zmianę ich koloru,

· wizualizacja grobów opłaconych i nieopłaconych poprzez oznaczenie ich innym kolorem (niezależnie od rodzaju grobu),

· łączenie grobów na mapie z danymi z bazy danych z poziomu aplikacji,

· blokowanie edycji grobów podczas przeglądania mapy dla określonych użytkowników,

· predefiniowanie rozmiarów grobów w zależności od ich rodzaju –wczytywanie domyślnych wymiarów grobu po wybraniu rodzaju grobu.

· Mieć wbudowaną funkcję dorysowania grobów o dowolnych wymiarach.

6. Mapa jak i cała aplikacja ma pozwalać na pełne administrowanie rezerwacjami.

7. Mapa jak i cała aplikacja ma mieć funkcję zlokalizowania grobu po nazwisku, dacie urodzenia, dacie śmierci, numerze kwatery, numerze rzędu.

8. Po wyborze na mapie grobu lub pochowanego ma nastąpić prezentacja karty grobu zawierająca: lokalizację grobu na mapie cmentarza, dane osoby zmarłej: imienia, nazwiska, daty śmierci, daty urodzenia, oznaczenia kwatery, oznaczenia rzędu, rodzaj grobu, dane dysponenta grobu.

9. Wbudowaną funkcję szybkiego przechodzenia do grobów sąsiadujących w danym rzędzie z pozycji karty grobu.

10. Wbudowaną funkcję zilustrowania położenia osoby pochowanej w grobie ( w pionie i poziomie).

11. Terminarz do planowania i rejestrowania pogrzebów.

Terminarz w formie osobnej aplikacji, umożliwiający uzgadnianie terminów rezerwacji pogrzebów z firmami pogrzebowymi - funkcjonalność wstępnego zarezerwowania terminu. Końcową decyzję podejmuje i zatwierdza administrator.

12. Program ma mieć ciągłą funkcję automatycznego generowania raportów we wskazanych przedziałach czasowych:

- raport miejsc wolnych,

- raport miejsc zarezerwowanych

- raport miejsc zlikwidowanych

- raport grobów opłaconych i nieopłaconych

- raport ekshumacji

- raport planowanych wpływów z zaległości płacowych

- raport kremacji

- raport zdjęć grobów - generowanie zestawienia grobów z brakującymi zdjęciami i zdjęciami wymagającymi aktualizacji (nowy pochówek )

- raport statusów zamieszkania

- raport historii zmian

- raport grobów wg. statusu

13. Wbudowaną funkcję generowania wszelkich raportów, zaświadczeń, dokumentów w formie PDF.

14. Wbudowaną funkcję generowania Ksiąg Cmentarnych ustawowo wymaganych.

15. Wbudowaną funkcję samodzielnego edytowania bazy danych, mapy cmentarza oraz dokumentacji fotograficznej.

16. Wbudowaną funkcję wystawienia faktur z poziomu programu z możliwością wystawienia późniejszej faktury korygującej/anulowania faktury

17. Wbudowaną funkcję połączenia z zewnętrznym programem fakturującym firmy Sacer s.c.ul. Waszyngtona 34/36, 81-342 Gdynia, używanym przez Zamawiającego.

18. Wbudowaną funkcję generowania pliku JPK celem rozliczenia w Urzędzie Skarbowym.

19. Wbudowaną funkcję prowadzenia w bazie ewidencji miejsc wykupionych pod pochówek i grobów zgodnie z rozporządzeniem ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 1 sierpnia 2001 r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów (Dz. U. nr 90 z 2001 r. poz. 1013).

20. Wbudowaną funkcję automatycznego generowania zaświadczeń i dokumentów w formacie edytora tekstu i PDF, związanych z administracją cmentarza z poziomu aplikacji, możliwość tworzenia własnych wzorów dokumentów.

21. Wbudowaną funkcję generowania raportów sprzedaży za wyznaczony okres z możliwością podziału na rodzaj usługi.

22. Wbudowaną funkcję zarządzania użytkownikami i poziomem dostępu do danych.

23. Program w połączeniu z internetową wyszukiwarką grobów musi zawierać moduł do rejestracji opiekunów i dysponentów grobów.

24. Ma posiadać synchronizację z funkcją e-płatności pozwalająca na zdalne wystawianie faktur. Na podany adres e-mail płatnika zostaje wysłana faktura VAT a dane płatnika mają zostać zapisane w systemie

25. Współpraca z wyszukiwarką w zakresie zdalnej rejestracji dysponentów (dotyczy funkcji rezerwacji miejsc wolnych). Rezerwacja miejsc wolnych powinna mieć formę zapytania, które musi najpierw zatwierdzić Administrator (może odmówić rezerwacji). System powinien warunkowo zarejestrować opłacającego jako dysponenta grobu – po zatwierdzeniu przez Administratora.

III. Wymagania dotyczące strony internetowej cmentarza oraz internetowej wyszukiwarki grobów:

1. Strona internetowa cmentarza oraz strona wyszukiwarki grobów ze wszystkich cmentarzy muszą posiadać certyfikat ssl. Strona cmentarza musi być zaprojektowana zgodnie z wymaganiami standardu WCAG.21

2. Wykonawca zapewnia hosting danych bazy danych potrzebnych do działania programu i strony internetowej na własnych serwerach – w cenie oferty należy uwzględnić roczny hosting danych oraz zapewnić bezpłatną możliwość zaimportowania plików bazy danych przez ZGM.

3. Wbudowana funkcja umieszczania w serwisie płatnych ogłoszeń.

4. Wbudowana funkcja zamieszczania komunikatów o dacie ważności grobu.

5. Wbudowana funkcja uiszczania płatności za groby poprzez portale płatnicze (np. Pay-U).

6. Wbudowana funkcja znalezienia grobu wg nazwiska, imienia, daty urodzin i daty zgonu osoby Pochowanej (wyszukiwanie po nazwisku dotyczy zarówno strony internetowej cmentarza jak i wyszukiwarki grobów z bazy danych wszystkich cmentarzy).

7. Wbudowana funkcja wygenerowania i wydrukowania mapy dojścia do sektora, w którym znajduje się grób.

8. Wbudowana funkcja zarządzania panelem administracyjnym umożliwiającym własnoręczną edycję poszczególnych podstron.

9. Skalowanie mapy cmentarza z możliwością przesuwania w dużym powiększeniu.

10. Wbudowana funkcja zamieszczenia załączników do podstron.

11. Wbudowana funkcja samodzielnej synchronizacji bazy danych oraz zdjęć programu administracyjnego z bazą wyszukiwarki.

12. Wbudowana funkcja zapalenia wirtualnego znicza

13. Wbudowana funkcja eksponowania życiorysów osób zasłużonych.

14. Integracja wyszukiwarki z usługami świadczonymi przez Administratora.-usługi dodatkowe np. dodanie użytkownika -firmy świadczącego e-usługi (sprzątanie grobu zakup/dostarczenie kwiatów/wiązanek, zapalenie znicza itp.)

15. Własnoręczne zarządzanie podstawowymi ustawieniami wyszukiwarki z poziomu panelu Administratora.

16. Wbudowana funkcja sortowania wyników wyszukiwania wg różnych kryteriów.

17. Strona internetowa w połączeniu z programem musi zawierać moduł do rejestracji opiekunów i dysponentów grobów.

18. Wbudowana funkcja opłacania grobów poprzez e-płatności.

19. Wbudowana możliwość zdalnej sprzedaży rezerwacji miejsc wolnych poprzez e-płatności.

18. Wbudowana funkcjonalność typu wirtualny spacer - użytkownik może poruszać się skokowo pomiędzy wybranymi miejscami na cmentarzu i w każdym punkcie mieć panoramiczny podgląd 360 stopni.

IV. Wymagania dotyczące koncepcji zagospodarowania terenu cmentarza:

1. Plan ma zostać sporządzony na podstawie podkładu geodezyjnego (mapy zasadniczej w formacie DWG).

2. Ma uwzględniać następujące elementy:

- zinwentaryzowany stan istniejący, poszerzony o nr kwater, rzędów i miejsc dla zinwentaryzowanych grobów;

- wydzielone miejsca pochówku wraz z opisem wielkości miejsc grzebalnych wg rodzajów grobów (tj. pojedynczy, podwójny, głębinowy, inny);

- wydzielone miejsca na groby urnowe wraz z opisem wielkości miejsc grzebalnych

- wydzielone miejsce na kolumbarium wraz z opisem wielkości miejsca;

- układ komunikacyjny, w którego skład wchodzić będzie: aleja główna, która będzie uwzględniać możliwość poruszania się samochodami dostawczymi oraz obsługę pochówków (wymiary łuków)/ ciągi komunikacyjne umożliwiające przejście konduktu żałobnego/ zaprojektowanie układu komunikacyjnego w taki sposób, by dawał możliwości wykonania go w dowolnej konstrukcji (np. obrzeża betonowe wypełnione kruszywem, kostka granitowa itp.)

- wydzielenie miejsca na kontenery na odpady wraz z opisem wielkości miejsca;

- projektowana zieleń niska

- punkty poboru wody.

V. Wymagania ogólne dotyczące realizacji projektu:

1. Instalacja i konfiguracja programu użytkowego i interaktywnej mapy cmentarza prowadząca do uzyskania pełnej zgodności z wymaganiami Zamawiającego.

2. Zdalne przeszkolenie pracowników Administracji Cmentarza w zakresie umożliwiającym samodzielną obsługę programu, a w szczególności aktualizację bazy danych, mapy cmentarza oraz dokumentacji fotograficznej.

3. Udzielenie bezterminowej i bezpłatnej licencji na przekazaną aplikację.

4. Udzielenie 60 miesięcy gwarancji i bezpłatnej asysty technicznej w okresie obowiązywania gwarancji.